PMO – Project Management Officer

Das PMO (Project Management Office) ist ein Büro oder eine Stabsstelle unterhalb der Unternehmensleitung. Es ist zuständig für die Koordination mehrerer Projekte oder eines gemeinsamen Projektes mehrerer »Entities« in einem Unternehmen oder Konzern. Project Management Officer beraten die Project Manager hinsichtlich einer standardisierten Durchführung der Entwicklungsschritte, koordinieren und kontrollieren deren Einhaltung und verantworten die Einhaltung von Qualitätsvorgaben und Compliance-Regeln. Sie halten die Verbindung zu den Project Managern, stimmen sich mit ihnen ab und sorgen für den Austausch relevanter Informationen zwischen den Beteiligten.

Project Management Officer informieren das Management regelmäßig über Projektfortschritte, Budgetstatus und Milestones; die weitgehend standardisierte Form ihrer Berichte trägt wesentlich dazu bei, Stellungnahmen, Einschätzungen und Entscheidungsfindungen für Management und Stakeholder zu vereinfachen.

Project Management Officer können sowohl in Unternehmen als auch in Beratungsgesellschaften tätig sein; dort werden sie häufig für die Koordination von internationalen Projekten, aber auch zur Einrichtung und Etablierung eines PMO in einem Unternehmen hinzugezogen.

Das PMO (Project Management Office) ist ein Büro oder eine Stabsstelle unterhalb der Unternehmensleitung. Es ist zuständig für die Koordination mehrerer Projekte oder eines gemeinsamen Projektes mehrerer »Entities« in einem Unternehmen oder Konzern. Project Management Officer beraten die Project Manager hinsichtlich einer standardisierten Durchführung der Entwicklungsschritte, koordinieren und kontrollieren deren Einhaltung und verantworten die Einhaltung von Qualitätsvorgaben und Compliance-Regeln. Sie halten die Verbindung zu den Project Managern, stimmen sich mit ihnen ab und sorgen für den Austausch relevanter Informationen zwischen den Beteiligten.

Project Management Officer informieren das Management regelmäßig über Projektfortschritte, Budgetstatus und Milestones; die weitgehend standardisierte Form ihrer Berichte trägt wesentlich dazu bei, Stellungnahmen, Einschätzungen und Entscheidungsfindungen für Management und Stakeholder zu vereinfachen.

Project Management Officer können sowohl in Unternehmen als auch in Beratungsgesellschaften tätig sein; dort werden sie häufig für die Koordination von internationalen Projekten, aber auch zur Einrichtung und Etablierung eines PMO in einem Unternehmen hinzugezogen.

PMOs werden etabliert, um mehrere, oft auch viele Projekte effizient und kostensparend zu koordinieren und zu begleiten. Sie haben verschiedene Funktionen zu erfüllen:

PMOs werden etabliert, um mehrere, oft auch viele Projekte effizient und kostensparend zu koordinieren und zu begleiten. Sie haben verschiedene Funktionen zu erfüllen:

Project Management Officer haben keinen Einfluss auf die Auswahl von Projekten. Sie können aber sehr wohl einen entscheidenden Beitrag zu Beginn eines Projektes leisten: Durch ihre Erfahrung in der Durchführung von Projekten wissen sie um die Vorteile einer klaren Projektdefinition und um die Folgen einer schwammigen Aufgabenstellung. Zu ihren »Pflichten« gehört es daher, für Eindeutigkeit und für klare Formulierungen hinsichtlich Strategie und Vorgehensweise zu sorgen.

Project Management Officer haben keinen Einfluss auf die Auswahl von Projekten. Sie können aber sehr wohl einen entscheidenden Beitrag zu Beginn eines Projektes leisten: Durch ihre Erfahrung in der Durchführung von Projekten wissen sie um die Vorteile einer klaren Projektdefinition und um die Folgen einer schwammigen Aufgabenstellung. Zu ihren »Pflichten« gehört es daher, für Eindeutigkeit und für klare Formulierungen hinsichtlich Strategie und Vorgehensweise zu sorgen.

Die Etablierung einheitlicher Prozessabläufe bei der Projektentwicklung geht einher mit einer Vereinheitlichung der Kommunikation über die einzelnen Schritte. Project Management Officer sorgen für die Einhaltung festgelegter Abfolgen, die Verwendung einheitlicher Begriffe mit identischen Inhalten und ein Projekt-Reporting in standardisierter Form. Man muss sich nur vorstellen, was es bedeutet, ein Projekt in verschiedenen Tochtergesellschaften in unterschiedlichen Ländern zu managen: Nur einheitlich verwendete Begriffe mit klaren, eindeutigen Begriffsinhalten verhindern Fehlinterpretationen von Sachverhalten mit möglicherweise schwerwiegenden Folgen.

Die Etablierung einheitlicher Prozessabläufe bei der Projektentwicklung geht einher mit einer Vereinheitlichung der Kommunikation über die einzelnen Schritte. Project Management Officer sorgen für die Einhaltung festgelegter Abfolgen, die Verwendung einheitlicher Begriffe mit identischen Inhalten und ein Projekt-Reporting in standardisierter Form. Man muss sich nur vorstellen, was es bedeutet, ein Projekt in verschiedenen Tochtergesellschaften in unterschiedlichen Ländern zu managen: Nur einheitlich verwendete Begriffe mit klaren, eindeutigen Begriffsinhalten verhindern Fehlinterpretationen von Sachverhalten mit möglicherweise schwerwiegenden Folgen.

Projektentwicklung bedeutet immer auch das Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Bereichen. Für ein einzelnes Projekt sind hierfür in der Regel Project Manager zuständig, die dazu mit Technik, Finance, Marketing, Sales etc. konferieren. Dabei wird, das zeigt die Praxis, gern auch »das Rad neu erfunden«, weil vorhandenes Wissen nicht bekannt ist oder nicht genutzt wird.

Zu den wichtigen Aufgaben von Project Management Officern gehört es, sich über eine enge Verbindung zu den verantwortlichen Managern in solche Projekte einzubinden, Wissen aus und Querverbindungen zu anderen Projekten einzubringen und gegebenenfalls auch einzufordern, dass solcher Input angemessen berücksichtigt wird. Erfolgreiche Project Management Officer handeln nach dem Roosevelt-Motto "speak softly, but carry a big stick« – und benötigen dazu natürlich das Backing des Managements.

Projektentwicklung bedeutet immer auch das Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Bereichen. Für ein einzelnes Projekt sind hierfür in der Regel Project Manager zuständig, die dazu mit Technik, Finance, Marketing, Sales etc. konferieren. Dabei wird, das zeigt die Praxis, gern auch »das Rad neu erfunden«, weil vorhandenes Wissen nicht bekannt ist oder nicht genutzt wird.

Zu den wichtigen Aufgaben von Project Management Officern gehört es, sich über eine enge Verbindung zu den verantwortlichen Managern in solche Projekte einzubinden, Wissen aus und Querverbindungen zu anderen Projekten einzubringen und gegebenenfalls auch einzufordern, dass solcher Input angemessen berücksichtigt wird. Erfolgreiche Project Management Officer handeln nach dem Roosevelt-Motto "speak softly, but carry a big stick« – und benötigen dazu natürlich das Backing des Managements.

Je größer ein Unternehmen ist, desto größer ist in der Regel die Zahl der Projekte und der damit beschäftigten Personen. Damit steigt auch das Spektrum der Projekterfahrungen, die Mitarbeiter aus anderen Unternehmen oder aus anderen Branchen mitgebracht haben. Project Management Officer müssen dafür sorgen, diese unterschiedlichen Erfahrungen zu kanalisieren – und gegebenenfalls zu nutzen, indem sie Projektmitarbeiter coachen und »on track« bringen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto größer ist in der Regel die Zahl der Projekte und der damit beschäftigten Personen. Damit steigt auch das Spektrum der Projekterfahrungen, die Mitarbeiter aus anderen Unternehmen oder aus anderen Branchen mitgebracht haben. Project Management Officer müssen dafür sorgen, diese unterschiedlichen Erfahrungen zu kanalisieren – und gegebenenfalls zu nutzen, indem sie Projektmitarbeiter coachen und »on track« bringen.

Schnelligkeit im Denken und Handeln verschafft Wettbewerbsvorteile – das gilt generell und insbesondere in der Projektentwicklung. Project Management Officer tragen wesentlich dazu bei, aus Unternehmen »learning companies« zu machen, indem sie ihre kumulierten Erfahrungen auswerten und in Form von »dos & don'ts« zusammenfassen. Solche Regelwerke unterstützen nicht nur die Standardisierung der Entwicklungsprozesse, sondern verkürzen in den Entwicklungsteams auch die Einarbeitung neuer oder neu hinzugekommener Mitarbeiter.

Schnelligkeit im Denken und Handeln verschafft Wettbewerbsvorteile – das gilt generell und insbesondere in der Projektentwicklung. Project Management Officer tragen wesentlich dazu bei, aus Unternehmen »learning companies« zu machen, indem sie ihre kumulierten Erfahrungen auswerten und in Form von »dos & don'ts« zusammenfassen. Solche Regelwerke unterstützen nicht nur die Standardisierung der Entwicklungsprozesse, sondern verkürzen in den Entwicklungsteams auch die Einarbeitung neuer oder neu hinzugekommener Mitarbeiter.

Branche, Unternehmensgröße, Erfahrung sowie auch die Zahl der zu koordinierenden Projekte beeinflussen das Gehalt ebenso wie der Unternehmensstandort: In Ballungsräumen können die Gehälter bis zu 25 % höher liegen.

Branche, Unternehmensgröße, Erfahrung sowie auch die Zahl der zu koordinierenden Projekte beeinflussen das Gehalt ebenso wie der Unternehmensstandort: In Ballungsräumen können die Gehälter bis zu 25 % höher liegen.

Die Aufstiegschancen von Project Management Officern sind abhängig von Unternehmensgröße und Branche und der Art der zu koordinierenden Projekte.

In Unternehmen, die ein eigenes PMO unterhalten, kann ein Project Management Officer zum Leiter/Director PMO aufsteigen und für eine Gruppe von Project Management Officern mit unterschiedlichen Schwerpunkten zuständig sein (z.B. Software-Projekte, technische Projekte, Logistik-Projekte etc.)

In Beratungsgesellschaften haben Project Management Officer meist Branchenschwerpunkte (z.B. Automotive, Finance, Energy etc.). Project Management Officer können hier zu Directors eines Branchenschwerpunktes, zu Project Management Officern einer Abteilung mit höherer Komplexität der Aufgabenstellung oder mit der Aufsicht über mehrere Branchen-PMOs aufsteigen.

Project Management Officer mit überzeugenden Organisations-, Koordinations- und Führungsqualitäten sind prädestiniert für höhere Managementpositionen.

Die Aufstiegschancen von Project Management Officern sind abhängig von Unternehmensgröße und Branche und der Art der zu koordinierenden Projekte.

In Unternehmen, die ein eigenes PMO unterhalten, kann ein Project Management Officer zum Leiter/Director PMO aufsteigen und für eine Gruppe von Project Management Officern mit unterschiedlichen Schwerpunkten zuständig sein (z.B. Software-Projekte, technische Projekte, Logistik-Projekte etc.)

In Beratungsgesellschaften haben Project Management Officer meist Branchenschwerpunkte (z.B. Automotive, Finance, Energy etc.). Project Management Officer können hier zu Directors eines Branchenschwerpunktes, zu Project Management Officern einer Abteilung mit höherer Komplexität der Aufgabenstellung oder mit der Aufsicht über mehrere Branchen-PMOs aufsteigen.

Project Management Officer mit überzeugenden Organisations-, Koordinations- und Führungsqualitäten sind prädestiniert für höhere Managementpositionen.